HVORFOR BRUGE SIKKERHEDSFORSEGLINGER?

Sikkerhedsforseglinger anvendes til at sikre vidnesbyrd om indtrængning. Der findes mange typer og kvaliteter af sikkerhedsforseglinger, men de tjener ikke rigtigt noget formål, hvis de ikke anvendes som en integreret del af de eksisterende procedurer og systemer, der anvendes af brugerne til at påsætte og overvåge sikkerhedsforseglinger. Dette dokument har til formål at hjælpe brugere af forseglinger ved at hjælpe dem med at implementere korrekte procedurer og kontrolsystemer, for at kunne bruge sikkerhedsforseglinger til at forhindre svind og tyveri.

BESTILLING AF SIKKERHEDSFORSEGLINGER

• 1. Der bør altid være én ansvarlig, udpeget person i en virksomhed, som bestiller sikkerhedsforseglinger.
• 2. Alle bestillinger af sikkerhedsforseglinger bør komme fra ét centralt sted i virksomheden.
• 3. Producenten af forseglingerne bør sende dem til ét specifikt sted i virksomheden.
• 4. Sikkerhedsforseglinger bør være lasermarkeret med en mærkning og nummerserier, som er unikke for det selskab, der bruger forseglingerne.
• 5. Brug af farvekodning eller placeringskodning er en ideel metode til at identificere virksomheders forskellige distributionscentre eller speditionssteder.

OPBEVARING AF SIKKERHEDSFORSEGLINGER

Sikkerhedsforseglinger bør altid opbevares i et sikkert område, hvor kun autoriseret personale har adgang. Dette vil forhindre misbrug af sikkerhedsforseglingerne. Der skal føres logbog over “udlevering af forseglinger”.

LOGBOG OVER UDGÅENDE SIKKERHEDSFORSEGLINGER

Før logbog med registrering af udgående forseglinger og en separat logbog til registrering af indgående forseglinger.

Logbogen med registrering af udgående sikkerhedsforseglinger bør indeholde følgende oplysninger:

• 1. Dato og tidspunkt for påsætning af forseglingen.
• 2. Nummer på anhænger eller container.
• 3. Forsendelsens destination.
• 4. Navn på medarbejderen som påsatte forseglingen.
• 5. Chaufførens identitet.

Hvis chaufføren ikke er ansat hos afsenderen, bør påsætning af forseglingen overvåges af en repræsentant for afsenderen. Chaufføren skal skrive forseglingens mærkning og nummerering på konnossementet, og afsenderens repræsentant skal underskrive transportdokumentet.

PÅSÆTNING AF FORSEGLINGEN ER VIGTIGT

• Alle forseglinger skal påsættes i overensstemmelse med producentens anvisninger, og en udpeget medarbejder skal kontrollere påsætningen af forseglingen.
• Vælg den mest egnede sikkerhedsforsegling til forsendelsen, afhængigt af værdi, destination og andre logistiske faktorer.
• Følgende procedurer for påsættelse bør anvendes:
• 1. Forsegl alle døråbninger på anhængeren eller containeren.
• 2. Indsæt forseglingens strop gennem låsehaspen.
• 3. Lyt efter “klikket”, når forseglingen låser.
• 4. For at sikre en korrekt påsætning af forseglingen skal man altid kontrollere forseglingen ved at trække den del af plomben, der blev indsat i låsemekanismen.

ANKOMSTPROCEDURER

A. Alle chauffører skal aflevere deres papirer ved sikkerhedskontrollen.
B. Vagten skal kontrollere tilladelsen afleveret af chaufføren.

C. En vagt skal registrere følgende oplysninger:

• 1. Trækkernummer, virksomhed og nummerplade.
• 2. Nummer på anhænger eller container.
• 3. Forseglingens nummer, farve og kode.
• 4. Chaufførens identitet (kørekortnummer).
• 5. Dato og tidspunkt.

D. For at forhindre at der udvikles forsendelsesmønstre bør tilfældige indenlandske forsendelser eller forsendelser med lav værdi også være forseglet med en højsikkerhedsforsegling.
E. Ankomststedet bør registrere forskelligt mærkede eller nummereret forseglinger, der skal anvendes til vilkårlig kontrol af forsendelser.
F. Vilkårlige kontroller af forsendelser skal altid udføres, eller overvåges, af særligt udpeget sikkerhedspersonale.

• Continue to Part 2 of Best Security Seal Practices.
• Best Practices – Part 1